Kod ZLA – co to właściwie jest?
Dlaczego na e-zwolnieniu wciąż pojawia się określenie „ZLA”, skoro od lat wszystko jest elektroniczne? Powód jest prosty: ZLA to historyczny symbol druku zwolnienia lekarskiego, który żyje dalej w systemach ZUS i w potocznym języku. W praktyce oznacza to, że w PUE ZUS, dokumentach kadrowych czy rozmowach z księgowością wciąż przewija się „kod ZLA” – choć formalnie chodzi już o e-ZLA, czyli elektroniczne zaświadczenie lekarskie.
Znajomość tego, jak odczytać dane z e-zwolnienia, jakie kody tam się pojawiają i co widzi pracodawca, pozwala uniknąć nieporozumień z działem kadr i problemów z zasiłkiem chorobowym.
Czym jest ZLA i e-ZLA w oczach ZUS i pracodawcy
Historycznie ZUS ZLA był papierowym formularzem zwolnienia lekarskiego. Po wprowadzeniu obowiązkowych e-zwolnień nazwa została, ale dokument zmienił formę i funkcjonuje jako e-ZLA.
W praktyce dziś:
- lekarz wystawia e-ZLA w systemie informatycznym,
- dokument automatycznie trafia do PUE ZUS,
- pracodawca podpięty do PUE widzi je praktycznie od razu,
- pracownik – jeśli ma konto na PUE – też ma wgląd w treść zwolnienia.
Stąd pojawia się określenie „kod ZLA” – często chodzi po prostu o oznaczenie dokumentu zwolnienia w systemie albo o skrót używany w kadrach: „czy jest już ZLA w systemie?”.
Jak wygląda e-zwolnienie (e-ZLA) – najważniejsze pola
Na wydruku z e-ZLA albo w podglądzie na PUE ZUS pojawia się kilka kluczowych informacji. Dobrze je rozszyfrować, bo to one decydują m.in. o kontroli, wysokości świadczenia i prawie do wynagrodzenia chorobowego.
Na standardowym e-zwolnieniu znajdują się przede wszystkim:
- Okres niezdolności do pracy – od dnia… do dnia… (włącznie),
- Data wystawienia – istotna np. przy spóźnionym zgłoszeniu zwolnienia,
- Kod literowy przyczyny niezdolności (A, B, C, D, E),
- Kod 1 lub 2 – informacja, jak należy wykorzystywać zwolnienie,
- oznaczenie, czy jest to kontynuacja poprzedniego ZLA,
- dane lekarza i numer statystyczny choroby (ale ten ostatni – bardzo ważne – nie jest widoczny dla pracodawcy).
Pracodawca nigdy nie widzi rozpoznania choroby (diagnozy) z e-ZLA. Ma tylko dostęp do okresu zwolnienia, kodu 1/2 oraz kodu literowego przyczyny.
W dokumentach kadrowych czy w systemach typu Płatnik cały taki zestaw danych jest kojarzony właśnie z „kodem ZLA” – czyli konkretnym zwolnieniem lekarskim pracownika.
Kody na e-zwolnieniu – co dokładnie oznaczają?
Najwięcej wątpliwości budzą z reguły dwa rodzaje oznaczeń: kody literowe A–E oraz kod 1 lub 2. To one są najczęściej przywoływane, gdy w kadrach ktoś pyta „jaki ma kod ZLA?”.
Kody literowe przyczyny niezdolności do pracy
Kody literowe mówią, z jaką „kategorią” niezdolności do pracy ma się do czynienia. Nie zdradzają konkretnej choroby, ale są istotne np. przy ustalaniu prawa do zasiłku.
Najczęściej stosowane oznaczenia to:
- A – niezdolność do pracy spowodowana tą samą chorobą, co poprzednio, jeśli przerwa nie przekroczyła 60 dni,
- B – niezdolność do pracy przypadająca w czasie ciąży,
- C – niezdolność do pracy spowodowana nadużyciem alkoholu,
- D – niezdolność do pracy powstała po wypadku przy pracy, w drodze do pracy lub z pracy albo spowodowana chorobą zawodową,
- E – niezdolność do pracy spowodowana chorobą zakaźną lub innym szczególnym czynnikiem szkodliwym.
Nie każdy kod musi się pojawić na każdym zwolnieniu. Bardzo często druk jest wystawiany bez litery (brak szczególnych okoliczności), wtedy w praktyce mówi się po prostu o „zwykłym ZLA”.
Dla pracownika istotne jest np. to, że:
- kod B oznacza z reguły wyższą podstawę zasiłku w czasie ciąży,
- kod C może skutkować brakiem prawa do wynagrodzenia chorobowego za pewien okres (niezdolność po alkoholu),
- kod D wiąże się z innymi zasadami finansowania świadczenia (zasiłek chorobowy z wypadkówki).
Kod 1 i 2 – jak wolno korzystać ze zwolnienia
Druga grupa oznaczeń, które często są mylone z „kodem ZLA” jako takim, to kod 1 albo 2. Ten element pojawia się niemal na każdym e-ZLA i ma ogromne znaczenie przy ewentualnej kontroli ZUS lub pracodawcy.
Co oznaczają te cyfry?
- Kod 1 – „chory powinien leżeć” – zwolnienie o charakterze głównie leczniczym,
- Kod 2 – „chory może chodzić” – dopuszczalna jest aktywność, ale w granicach rozsądku i procesu leczenia.
Kod 1 nie oznacza literalnie, że pacjent musi cały czas leżeć w łóżku, ale każda aktywność powinna być bezpośrednio związana z leczeniem lub codziennym funkcjonowaniem (wizyta u lekarza, w aptece, krótki spacer wskazany zdrowotnie).
Przy kodzie 2 jest nieco luźniej: można samoobsłużyć podstawowe sprawy życiowe, zrobić niewielkie zakupy, odwieźć dziecko do szkoły. Nadal jednak zwolnienie nie uprawnia do wykonywania pracy zarobkowej czy remontu mieszkania.
W praktyce przy kontrolach kadr lub ZUS:
- przy kodzie 1 częściej kwestionuje się np. wyjazdy czy wycieczki,
- przy kodzie 2 – większy nacisk kładzie się na to, czy pracownik nie pracuje „na boku”.
Co pracodawca widzi na e-zwolnieniu, a co zostaje między lekarzem a pacjentem
Jedno z najczęstszych pytań: „czy pracodawca widzi, na co jest zwolnienie?”. Odpowiedź jest jednoznaczna – nie.
Pracodawca ma dostęp do:
- okresu niezdolności do pracy (od – do),
- kodu 1 lub 2,
- kodu literowego (np. B – ciąża, D – wypadek przy pracy),
- informacji, czy jest to kontynuacja poprzedniego zwolnienia.
Nie widzi natomiast:
- konkretnego rozpoznania choroby (kodu ICD-10),
- szczegółów medycznych wpisanych przez lekarza,
- opisów badań czy wyników.
Sam fakt, że zwolnienie ma np. kod B (ciąża), jest oczywiście czytelny. Ale poza takimi wyjątkami szczegóły zdrowotne pozostają między pacjentem a lekarzem.
Jak sprawdzić swoje e-zwolnienie i „kod ZLA” w PUE ZUS
Najwygodniej wszystkie wystawione e-ZLA podejrzeć na koncie ubezpieczonego w PUE ZUS. Warto to zrobić zwłaszcza wtedy, gdy pojawiają się rozbieżności z wynagrodzeniem czy zasiłkiem.
Standardowa ścieżka wygląda następująco:
- Logowanie do PUE ZUS (np. przez profil zaufany lub bankowość elektroniczną),
- Przejście do zakładki: Ubezpieczony,
- Wybranie menu: Dokumenty i wiadomości > Zaświadczenia lekarskie,
- Na liście widoczne są wszystkie e-ZLA – z datami, okresem niezdolności i kodami.
Każde zwolnienie ma swój identyfikator w systemie – stąd w rozmowie z infolinią ZUS czy kadrami może paść pytanie o „konkretny ZLA z danego okresu” albo „ten ostatni ZLA z kodem B”.
W razie wątpliwości co do tego, jak lekarz opisał zwolnienie (np. jaki wpisał kod 1/2), najlepiej sprawdzić podgląd dokumentu w PUE, a nie opierać się wyłącznie na ustnych wyjaśnieniach.
Najczęstsze nieporozumienia wokół „kodu ZLA”
Pojęcie kodu ZLA funkcjonuje trochę jako skrót myślowy, co prowadzi do kilku typowych nieporozumień.
Najczęściej spotyka się m.in. takie sytuacje:
- mieszanie kodu 1/2 z kodem literowym,
- przekonanie, że pracodawca widzi pełną diagnozę z e-ZLA,
- wiara, że „kod ZLA” to jeden tajemniczy numer, który „mówi wszystko” o chorobie,
- brak świadomości, że kolejne zwolnienie z tą samą chorobą (kod A) może mieć znaczenie przy liczeniu okresu zasiłkowego.
Przy planowaniu dłuższego leczenia dobrze mieć świadomość, że:
- zasiłek chorobowy przysługuje co do zasady maksymalnie przez 182 dni (w ciąży i gruźlicy – 270 dni),
- zwolnienia z tym samym kodem przyczyny (A) liczą się do tego limitu łącznie, jeśli przerwy między nimi są krótsze niż 60 dni,
- wypadkowy charakter niezdolności (kod D) czy ciąża (kod B) zmieniają zasady finansowania świadczenia.
To dlatego w kadrach przykłada się taką wagę do „poprawnego kodu ZLA” – bo od tych oznaczeń zależy nie tylko sam fakt nieobecności, ale też źródło i wysokość pieniędzy wypłacanych za czas choroby.
Podsumowanie – jak rozsądnie czytać informacje z e-zwolnienia
Przy każdym e-ZLA warto zwrócić uwagę na kilka rzeczy:
- okres zwolnienia – czy pokrywa się z faktyczną niezdolnością do pracy,
- kod 1/2 – jakie są oczekiwania co do sposobu jego wykorzystywania,
- kod literowy – czy nie wpływa na prawo do świadczeń (ciąża, wypadek, alkohol),
- informację o kontynuacji – czy nie wchodzi się właśnie w maksymalny okres zasiłkowy.
Kod ZLA nie jest jednym magicznym numerem, ale całym zestawem informacji zakodowanych w e-zwolnieniu. Im lepiej są rozumiane, tym mniejsze ryzyko nieporozumień z ZUS i działem kadr – a to w praktyce przekłada się na płynniejsze wypłaty i spokojniejszą głowę w czasie choroby.